PDF

Sie können zukünftig ganz einfach und bequem Ihre Rechnungen und Gutschriften an die HOLZRING-Gesellschafter als PDF per E-Mail in die Zentralregulierung einreichen. Hierfür teilt Ihnen die SGH auf Anfrage gerne die Mail-Adresse mit.

Wichtige Hinweise

Für einen reibungslosen Ablauf der Einrichtung sind Vorbereitungen auf beiden Seiten notwendig. Um Ihre Belege vollautomatisiert zuzuordnen und so eine schnellstmögliche Verarbeitung zu ermöglichen, werden die Daten aus Ihrer PDF-Datei maschinell ausgelesen. Dafür wird ein Design auf Grundlage Ihrer Testbelege erstellt.

Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung von PDF-Rechnungen nur unter Beachtung der folgenden Nutzungsbedingungen erfolgen kann:

Nutzungsbedingungen zum elektronischen Rechnungsversand „E-Mail mit PDF-Anhang“

• Auf den einzureichenden Belegen ist zwingend die korrekte Gesellschafternummer/ ZR-Nummer anzugeben
• Relevante Informationen befinden sich ausschließlich in dem PDF-Dokument, und nicht im E-Mail-Body oder im Betreff. Textinhalte einer E-Mail können aufgrund der automatischen Verarbeitung nicht gelesen werden.
• Eventuelle vorhandene Anlagen zur Rechnung sind in der gleichen PDF zu versenden (als Anlagenseiten hinter dem Dokument).
• Es darf nur eine PDF pro E-Mail und nur eine Rechnung pro PDF versendet werden.
• Der Dateiname des Email-Anhangs muss eindeutig sein, z.B. indem die Belegnummer enthalten ist. Verwenden Sie keine Sonderzeichen im Dateinamen, da diese nicht verarbeitet werden können.
• Die Datenanhänge im PDF-Format dürfen nicht in ZIP-Archiven oder ähnlichen Containern gespeichert sein.
• Die maximale Größe einer E-Mail darf 5 MB nicht überschreiten.
• Verwenden Sie als Absenderadresse eine gültige E-Mailadresse (keine No-Reply Adresse), an die ggf. eine Bestätigung oder Ablehnung geschickt werden kann.
• Bei der elektronischen Übermittlung von Belegen ist der zusätzliche Versand dieser Dokumente in Papierform nicht zulässig.
• Ausschließlich native PDF Dateien mit eingebetteten Schriften können verarbeitet werden. Keine Scans von Scannern oder Multifunktionsgeräten für das auszulesende Dokument.
• Es dürfen keine elektronischen Signaturen (integrierte oder separate) enthalten sein.
• Die PDF-Dokumente dürfen mit keinem Dokumentenschutz versehen sein.
• Sie bestätigen, dass Sie mit dem Versand von elektronischen Belegen als PDF via E-Mail nach den Vorgaben des Zentralregulierers und SGH einverstanden sind.
• In Ausnahmefällen ist es der SGH aus wichtigen Gründen gestattet, aus einzelnen PDF-Dokumenten papierhafte Originalbelege zu erstellen und manuell zu verarbeiten.
• Für jede rechtlich eigenständige Firmierung muss eine eigene E-Mail-Adresse für die elektronische Belegeinreichung genutzt werden und separate Tests durchgeführt werden. Weitere rechtlich eigenständige Firmen, müssen bei der Anmeldung im Kommentarfeld angegeben werden.
• Belege, die an eine andere E-Mail-Adresse als die Ihnen von der SGH zugewiesene und eindeutige E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nicht verarbeitet.